各位研究生导师和研究生：

根据《西南交通大学研究生培养过程管理与质量督导实施办法》（西交校研〔2021〕45号）的文件要求，本学期为研究生培养过程管理质量“督导季”，将在院校两级开展研究生培养过程管理质量的督导与检查工作，具体工作安排如下：

工作分两个阶段进行：（单位自查阶段+学校督导阶段）

第一阶段：各培养单位自查

一、时间安排：4月22日至5月31日

二、自查内容

1. 检查本单位2022级和2023级研究生（含留学生）和2021级博士研究生（含留学生）学业档案盒内的相关材料，主要包括“学业档案”的建档和存档、各环节材料的完成质量、导师（组）对研究生环节材料的审阅和指导情况等。

2. 检查本单位2022—2023学年第二学期和2023-2024学年第一学期研究生课程教学资料存档情况，主要包括教学大纲、教案、教学日历、教材选用等相关材料的系统录入情况以及研究生考勤表、课程评分标准、成绩单、课程考试试卷或报告的存档情况等。

3. 本单位督导组成员对本学期研究生课程教学情况进行检查，填写《西南交通大学研究生课程听课情况记录表》（附件4），重点检查任课教师上课情况、教学进度、学生出勤情况及课堂组织纪律。

4. 检查已完成开题的2022级硕士生和2021级博士生的论文开题报告及相关材料（含留学生）；检查已完成中期的2021级硕士生论文中期报告及相关材料（含留学生）和2020级博士留学生论文中期报告及相关材料； 检查2021级博士研究生年度考核报告及相关材料。

5. 检查2023年度完成结题的研究生专业实践结题报告及相关材料。

三、工作要求

1. 各培养单位须由分管研究生教育教学工作的负责人牵头成立院级督导组（学生人数多的单位可成立“二级”督导组），负责对照“自查内容”中各项材料，在要求的时间段内完成本单位研究生培养过程质量的自查工作。

2. 各培养单位在开展自查工作之前，须召开院级督导组的专项工作会议，设定自查方式、选定检查名单、提出自查工作要求。各培养单位可根据实际情况，开展“线下”与“线上”相结合，进行“全覆盖”或“抽查”式自查工作。

以“抽查”式开展自查的培养单位，若近三年平均每年招生人数少于30人，各项材料抽检比例一般不得低于80%；若近三年平均每年招生人数30人及以上，不足100人的，各项材料的抽检比例一般不得低于20%；近三年平均每年招生人数100人及以上的，各项材料的抽检比例一般不得低于10%。

3. 各培养单位在完成上述1、2项工作的过程中，应记录相关内容(填写附件1)，并由院级督导组专家及分管研究生教育教学工作的负责人签字、加盖学院公章后，作为本单位本次自查工作的基本依据和基本遵循，存档备查。

4. 各培养单位须按照要求，认真开展自查工作。按照“一名学生、一份材料、一份记录、一个评价”的方式进行详细检查：检查学业档案材料，填写记录（附件2)；检查课程教学存档材料，填写记录(附件3)；检查课程教学情况，填写记录(附件4)；检查开题报告情况，填写记录(附件5)；检查中期报告情况，填写记录(附件6)；检查年度考核报告情况，填写记录(附件7)；检查专业实践结题情况，填写记录(附件8)；

5. 各培养单位在自查工作过程中，对于发现的学习质量较差的学生、研究生指导问题突出的导师或教学效果不佳的教师，学院督导组可根据实际情况采取“情况反馈、约谈、限期整改、认定为违规材料并上报、认定为教学事故并上报”等措施开展相应工作，并做好相关记录，存档备查。

6. 各培养单位在完成全部自查工作后，请在6月7日前完成并提交《各研究生培养单位关于过程质量自查工作的总结报告》（附件9），书面材料交研究生院培养办公室，电子版发送至pyb@swjtu.edu.cn。

7. 各培养单位须建立年度自查档案库，按照附件1—9分别成册，并按年度进行材料存档，以备查。

第二阶段：学校督导阶段

一、时间安排：4月下旬-6月

二、督导内容

1. 开展校级抽查工作。校级抽查的内容与各培养单位自查的内容相同，但抽查的范围不限于各培养单位自查的范围。抽查形式主要为“线上”抽查，同时结合存档资料“线下”检查、课堂教学检查和调研访谈等。

2. 对照各培养单位提交的《自查工作总结报告》全面检查各单位自查工作的开展情况以及各培养单位“年度自查档案库”的建立情况等。

三、工作安排

1. 成立校级研究生培养过程质量督导组，负责本年度全校研究生培养过程质量督导的整体工作，秘书处设在研究生院培养办公室。

2. 本次校级督导工作将于本年度4月下旬启动，直至完成我校研究生培养单位的全覆盖后结束，请各培养单位务必重视并配合做好校级督导工作。

3. 校级督导组将按一定比例确定抽查名单，并在对各培养单位开展督导工作之前，将抽查名单和材料清单发送至各培养单位；各培养单位应提供固定场所，准备好相关材料（参见上述“督导内容”1和2），并提供督导组现场检查的工作环境。

5. 在校级督导工作过程中，督导组将根据具体情况，与部分研究生、导师、任课教师、教务管理人员和分管研究生教学工作的负责人作临时访谈，各培养单位应配合做好通知和协调工作。

6. 校级督导工作全部完成后，校级督导组负责完成《西南交通大学2023-2024年研究生培养过程质量督导报告》上报学校，并在学校研究生教学工作委员会上通报相关情况。

特此通知

西南交通大学研究生院

2024年4月18日